1-Bilgi İşlem Servisi

     2- Protokol Halkla İlişkiler ve Basın Servisi,

12.1. Bilgi İşlem Servisi

• Kurumun tüm bilgi işlem faaliyetlerinin planlanması, yönlendirilmesi ve koordinasyonunu sağlamak,
• Kurumun tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitim ve teknik desteği vermek,
• İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurulumunu yapmak,
• Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programlarının kurulumunu sağlamak,
• e-devlet projesi kapsamında yapılacak iş ve işlemlerin kontrolü ve yürütülmesini sağlamak,
• İdarenin tüm birimlerinde yürütülen iş ve işlemler ile ilgili istatistik verileri hazırlamak, çıkarmak ve bunları gerektiğinde yayımlamak,
• İdarenin tüm birimlerinin bilişim teknolojisine ait her türlü malzeme, program ve sistem kurulumlarının satın alınması için gerekli şartname ve ihale dokümanlarını hazırlayarak Destek Hizmetleri Müdürlüğüne göndermek,
• İdare ve bağlı birimlerine ait bilişim hizmetleri uygulamalarının sistem analizi ve ihtiyaç planlamalarını yapmak,
• Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak bilgi işlem sisteminin geliştirilmesi için çalışmalar yapmak,
• Bilgisayardaki veri güvenliğinin sağlanmasına yönelik olarak önlemler almak, aldırmak,
• Internet ve e-posta servislerinin yönetimini ve yönlendirilmesini sağlamak,
• İdarenin 15, 30 ve 60 dakikalık brifinglerin sunumlarını Stratejik Planlama Müdürlüğü ile koordineli olarak hazırlamak,
• Kaliteli kamu hizmetinin gerektirdiği, vatandaş odaklı hizmet ve faaliyetlerimizin iyileştirilmesinin amaçlandığı ve mevzuat gereklerinin yerine getirilmesi yönünde Genel Sekreterlikçe hazırlanan talimat, genelge ve yönetmeliklerin yazılması ve birimlere dağıtılmasında ilgili Genel Sekreter Yardımcısına yardımcı olmak,
• Hizmetin ve faaliyetlerimizin geliştirilmesine katkı sağlaması amaçlanan, gerek kurum içi gerekse kurum dışında gerçekleştirilecek toplantıları organize etmek, koordinasyonu sağlamak ve bu anlamda Genel Sekretere kaynak sunmak, toplantı tutanakları düzenlemek ve arşivlenmesini sağlamak,
• İl Özel İdaresi birimlerinin kurumsallaşmasına yönelik, araştırmalarla desteklenmiş sürekli bir bilgi akışını oluşturmak,
• Bakanlıklar ile bağlı müdürlük ve birimlerin, il protokolünün, sivil toplum kuruluşlarının, basın yayın organlarının, ihtiyaç duyulabilecek her türlü kurum, kuruluş ve kişiler ile personelin isim- adres bilgilerini düzenlemek güncelliğini takip etmek,
• İdarenin görüntüleme sistemleri ( kamera vb. ) ile ilgili iş ve işlemlerini yapmak.
• Başta İl Genel Meclisi ve İl Encümeni toplantıları olmak üzere, Kurumda yapılacak her türlü toplantı ve etkinliklerde ses düzeni ve işletimini sağlamak, görsel sunumu gerçekleştirmek.

       12.2. Protokol Halkla İlişkiler ve Basın Servisi,

• Genel Sekreterlik Makamının ön kabulü olarak, her türlü iş ve işlemleri yürütmek, gerek yönetici danışmanlığı gerekse asistanlığı boyutunda halkla ve personelle ilişkileri koordine ederek, bu anlamda hizmetin gereği olan randevuları Genel Sekreter'in koordinesinde düzenlemek,
• Protokol ve genel tören hizmetlerini yürütmek,
• Genel Sekreter'in ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Genel Sekreter'e bildirmek. Bu gibi törenlere Genel Sekreter'in iştirak etmesini temin etmek, Genel Sekreter'in iştirak edemediği program, tören v.s.'lerde Genel Sekreter adına protokol gereklerini, bilgisi dâhilinde ilgili Genel Sekreter Yardımcısı ile koordine etmek,
• Kitle iletişim araçlarında yer alan, Özel İdare hizmet faaliyetlerini ilgilendiren konulardaki haberlerin takibini ve tespitini yapmak,
• İdare ile görsel ve yazılı basın ve yayın kuruluşları arasındaki ilişkileri sağlamak,
• İhtiyaç duyulan günlük, haftalık, aylık, gazete ve dergileri temin ederek, idaremizle ilgili kısımlarını arşivlemek,
• İl Özel İdaresi faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyuna duyurulması ile kamuoyundan köşe yazıları, fotoğraflar ve basın yoluyla dile getirilen istek ve şikâyetlerin ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
• İdare faaliyetleri ve hizmetleri ile ilgili basın bildirisi ve bültenleri hazırlamak, çalışmaları fotoğraf ve film olarak kaydetmek, arşivlenmesini sağlamak, bunları medya organları ile paylaşmak,
• Medya organlarınca haber, duyuru ve basın bülteni hazırlanmasına kaynak oluşturacak talepleri ilgili birimlerden temin ederek, basına vermek,
• Genel Sekreterlik emirleri doğrultusunda gerektiği zamanlarda basın toplantıları düzenlemek, Genel Sekreterlikçe verilecek brifing ve toplantıların organizasyonunu yapmak,
• İdare ile vatandaş arasında sağlıklı iletişim sağlanması için gerekli tedbirleri almak,
• İdarenin web sayfasını yapmak/yaptırmak, güncellemek, Kurumsal web sitesi ve mail hizmetlerini yönetmek ve yönlendirmek, gelen iletileri değerlendirmek,
• Halkla ilişkiler konusunda idare personelinin eğitilmesi ile ilgili bağlantıları, seminerleri ve bilgi akışını sağlamak, sağlanması noktasında gerekli hususları koordine etmek,
• İl Özel İdaresi ile ilgili yayınları, belgesel niteliğindeki kaynakları edinmek ve ilgililerin hizmetine hazırlamak,
• İdare tarafından bastırılması düşünülen kitap, dergi, mecmua, broşür, davetiye gibi dökümanı derlemek, hazırlamak ve bastırılmasını sağlamak,
• Bilgi günü, seminer, eğitim faaliyeti, konferans gibi yerel ve/veya ulusal ölçekli etkinlikler düzenlemek,
• İdaremiz hizmet ve faaliyetleri ile ilgili basın yayın organlarında yer alan bu tür haberlerin kupür, resim, slayt, kaset ve bilgisayar ortamındaki her türlü veriyi temin ederek cins ve konularına göre sınıflandırmak ve arşivlemek,